A cilada típica em ambientes corporativos:

E agora, quem poderá nos ajudar?

Infelizmente, e-mails e reuniões, mesmo em ambientes ágeis, são inevitáveis, e na maioria das situações, tóxicos. Reuniões de 2 horas de duração ou 50 emails diários são sinais claros de que as coisas não andam muito bem.

Atitudes ágeis tendem a evitar “enrolações” que desviem o foco da equipe ou desacelerem a produtividade. A seguir, algumas estratégias e dicas que podemos aplicar para quebrar um pouco essas práticas corporativas cascateiras, ajudar a manter o foco da equipe e produzir mais.

Reuniões

Simplesmente evite reuniões, com temor! Tente resolver os problemas com conversas cara-a-cara, na sua mesa mesmo. Se precisar discutir um assunto por mais de 5 minutos, convide as pessoas envolvidas para um cafézinho, de preferência em pé.

Se não puder evitar a reunião, defina com antecipação: 1) o(s) objetivo(s) e 2) a duração máxima. Limite qualquer reunião a no máximo 5 participantes e duração de 15 minutos. Acredite: é suficiente.

Se um problema for muito complexo para ser resolvido em uma reunião de 15 minutos, quebre o problema em problemas menores, e discuta um de cada vez. Os próximos problemas devem ser discutidos somente quando o problema anterior for resolvido.

Antes de começar qualquer discussão, faça com que todos presentes tomem ciência dos objetivos e da duração máxima. Assim que alcançarem os objetivos ou o tempo se esgotar, termine a discussão imediatamente! Não dê oportunidade para que alguém inicie uma nova discussão desnecessária.

Diga não! Em certas ocasiões, é a melhor resposta. Se você não é o responsável por determinado problema, desconhece ou não pode ajudar plenamente, simplesmente diga “não, obrigado”.

E-mails

Alguns problemas podem ser resolvidos com um simples e-mail, é verdade. A única regra que devemos seguir é a do “passa, repassa ou paga”. Não deixe os e-mails passarem das tréplicas. Se depois de 3 e-mails o problema ainda não foi resolvido, convide os envolvidos para tomar um cafezinho.

E-mail não é chat. O time deve conversar cara-a-cara, incluindo os clientes. Trocar mais do que 5 e-mails diários entre a equipe é um mau sinal. Se não puder falar pessoalmente, use o telefone ou skype ao invés de mandar um e-mail que pode ser facilmente ignorado pelo destinatário.

E-mail não é documentação. Não é preciso enviar um e-mail a cada decisão tomada pelo cliente ou pelo time. Se algo importante foi decidido, converse pessoalmente com os envolvidos.

Finalmente, use o e-mail com sabedoria, para trocar informações importantes e relevantes entre a equipe. E-mail não deve ser regra, e sim um suporte para comunicação entre a equipe. Lembre-se: quanto mais e-mails você enviar, maior a chance de ser ignorado.

Resumo

Reuniões e e-mails são tóxicos. Evite-os! Se não puder evitar, use-os com sabedoria.

Se identificou com alguma situação? Acha que essas dicas “choveram no molhado”? Concorda, discorda, quer complementar algo? Use os comentários.

Reflexão: quais dessas práticas você aplica no seu cotidiano profissional?